Letošní ročník HRko je za námi, a tak je čas poodhalit zákulisí a přiblížit vám, jak celý projekt vzniká. To, co jsme ve čtvrtek 17.10.2024 zažili, bylo neskutečné. Během jediného dne se ostravský Gong proměnil v pulzující centrum networkingové a vzdělávací energie pro 1000 účastníků – a za tímto úspěchem stojí neuvěřitelné nasazení, plánování i improvizace.
Malý tým, velké nasazení
Ačkoliv HRko vypadá jako dílo rozsáhlého týmu, skutečnost je jiná. Celý rok akci plánují tři lidé – Jirka Kratochvíl, Petr Juříček a Souad Kratochvílová Kafi, která se stará o back office. Jirka se ve zkratce stará o to, aby na akci přišli lidé. Petr zase o to, aby celý event fungoval. A Souad se stará o back office. No a DIGITAAL v čele s Jirkou tvoří celý rok pestrou marketingovou komunikaci. Teprve týden před akcí přichází na scénu technici, zvukaři a naše „srdcařská“ parta, bez které by to nešlo. Je obdivuhodné, kolik je za tímto počtem lidí vidět práce. Nutno dodat, že v týmu hodně jedeme na silných stránkách podle Gallup. V nejužším organizačním týmu je máme všichni, navzájem o nich víme, známe je a úkoly si rozdělujeme právě podle nich.
314 hodin marketingové komunikace
Na marketingu pracujeme s Karolínou jen ve dvou, a letos jsme na něm strávili 314 hodin čistého času. To zahrnuje jen práci u notebooku, jako jsou přípravy postů, grafiky či reklam – osobní schůzky nebo telefonáty do toho nepočítáme. Celkově bychom čas strávený marketingem mohli odhadnout na dvojnásobek, kdybychom zahrnuli všechny detaily.
Co nás žene vpřed
Důvodem, proč jsme schopni takového nasazení, je jasný cíl a disciplína. Jak Jirka, tak Petr jakožto organizátoři, májí silnou potřebu dosahovat výsledků – jednoduše řečeno, chtějí dělat věci skvěle, efektivně a hlavně dělat velké věci!
Dlouhé hodiny v Gongu strávených vizualizací
Do Gongu, hlavního dějiště HRko a největší eventové svatyně v MSK jsme chodili téměř každý týden. Každý týden jsme věmovali i několik hodin debatám o tom, kudy budou návštěvníci chodit, kam půjdou jako první. Jak dostaneme lidi do všech částí eventu, kdy načasovat vizuální efekty, jak dostat 1000 lidí na zahájení celé show. Snažíme se vyhodnotit každý moment – od příchodu po to, kam se návštěvníci podívají jako první. Tato příprava se osvědčila ve chvíli, kdy nám čtyři týdny před akcí vybuchl celý úvod show. Během týdne jsme však dokázali zajistit kapelu Bratři, která totálně zbourala veškeré představy o tom, jak má začínat businessová konference a posunula celou akci o několik levelů výše. Tyto rychlé změny a schopnost přizpůsobit se nás dovedly tam, kde jsme dnes.
Nadstandardní download rate aplikace
Jednou z věcí, na které jsme letos hodně pracovali, byla networkingová aplikace. Účastníci se mohli propojit v appce, která nám umožnila dosáhnout přesně 10802 interakcí mezi uživateli a 2176 odeslaných zpráv. Tento úspěch připisujeme dvěma základním věcem – absence tištěného programu (tedy 100% digitalizaci) a marketingové komunikaci, kterou jsme výrazně zaměřili na marketingovou fázi Care. Appku jsme představili s velkým předstihem, pořádali jsme webináře a zasílali návody, aby ji účastníci skutečně používali. Po celém Gongu byly reklamy s QR kódy na stažení a v samotné appce jsem pak vedli speciální komunikaci cílenou jen na její uživatele. A výsledek? 90% míra stažení aplikace, což je nad rámec standardu a důkaz, že se komunikace s návštěvníky předem vyplatí.
Inspirace ze zahraničí
Inspiraci jsme letos našli i mimo Českou republiku. Cestovali jsme na eventy v Německu a Polsku, a když nás něco zaujalo, zkusili jsme to přenést i na HRko. Jedním z takových prvků byly airguny – prostě jsme stříleli trička mezi lidi pomocí speciální vzduchové pistole a mělo to obrovský úspěch. Takové detaily se staly pro účastníky zážitkem, který si budou pamatovat. A mimochodem, v rámci ivnty s.r.o., skrz kterou HRko organizujeme, si můžete airgun pronajmout i na váš event.
Klíčová komunikace před akcí
To, co dělá HRko jedinečným, je také naše zaměření na fázi Care, tedy komunikaci s lidmi, kteří už mají vstupenky koupené. Na rozdíl od mnoha jiných eventů, které se snaží zaujmout jen nové zákazníky, my cílíme na ty, kdo už s námi jsou, a to dlouho před začátkem akce. Informujeme je o každém detailu – od dopravy přes snídaně až po program dne nebo to, co by je mohlo zajímat na konkrétních přednáškách. Tento přístup buduje osobní vztah a zvyšuje šanci, že se návštěvníci rádi vrátí i příští rok nebo dokonce akci doporučí kolegům. Budování vztahů díky marketingové komunikaci je obrovská deviza nás v DIGITAALu. Děláme to na všech úrovních, především v sektoru B2B a přináší to v dlouhodobém horizontu výsledky.
Výsledky marketingové komunikace
Na Linkedin se strhla obrovská lavina pochval a příspěvků se zážitky z HRko 2024, která nekončí ani po 14 dnech po akci. Jen v říjnu jsme zaznamenali na Linkedin stránce 63.990 zobrazení příspěvků organickou formou. Pro srovnání s ročníkem 2023, kde to bylo 15.000, je to několikanásobný nárůst virálního šíření.
My v DIGITAALu k marketingové komunikaci eventů přistupujeme optikou námi vytvořeného workflow, vlastní metodiky, podle které eventy komunikujeme. Například konkrétně u HRko nikdy komunikaci nevypínáne. Komunikujeme bez přestávky několik posledních let. Sdílíme střípky z příprav, avizujeme nové spíkry ale také natáčíme nové a nové díly HRko podcastů a edukujeme trh. Pravidelně vydáváme emailové zpravodaje, ve kterých se ale nesnažíme prvoplánově prodávat, nýbrž předávat určitou hodnotu pro čtenáře.
Nedílnou součástí marketingového mixu jsou osobní vztahy s obchodními partnery i návštěvníky. A také ambasadoring na Linkedin. Ten realizuje především Jirka Kratochvíl, který to má díky svým silným stránkám v krvi a díky silné komunikaci na osobním Linkedin profilu je tak schopen zasáhnout mnohonásobně větší publikum, než firemní stránka. Toto je a také musí být nedílnou součástí marketingového mixu každé akce.
Emoce a výhled do budoucna
„Stát před téměř plným Gongem je zážitek, který nelze slovy vyjádřit,“ říká Jirka Kratochvíl. „Tento ročník byl pro nás obrovským krokem vpřed a už teď pracujeme na dalším ročníku,“ doplňuje Petr Juříček za ivnty s.r.o.
Těšte se na HRko 2025 – přípravy jsou již v plném proudu, a věřte, že vás čeká ještě větší show, než letos.
Děkujeme všem, kdo byli s námi!
Vše o HRko na www.hrko.cz.